Załącznik Nr 1 do Zarządzenia nr 29 /07

Wójta Gminy Augustów z dnia 20 marca 2007 r.

Regulamin Organizacyjny

Zespołu Obsługi Ekonomicznej Szkół Gminy Augustów

Postanowienia ogólne

§ 1

Zespół Obsługi Ekonomicznej Szkół Gminy Augustów zwany dalej " Zespołem " wykonuje zadania :

    1. własne gminy wynikające z ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty ;

    2. wynikające z innych ustaw szczegółowych ;

    3. statutu ZOES Gminy Augustów:

    4. inne zadania o charakterze oświatowym zlecone przez Gminę Augustów.

Organizacja wewnętrzna

§ 2

Do podstawowych zadań Zespołu należy :

    1. nadzorowanie i kontrola działalności szkół podstawowych i oddziałów przedszkolnych w zakresie finansowo- administracyjnym .

    2. podejmowanie przedsięwzięć zmierzających do poprawy higieny pomieszczeń i warunków bezpieczeństwa pracy i nauki .

    3. Sporządzanie zbiorczego planu remontów szkół .

    4. Zapewnienie dostępności sieci szkolnej , transportu i opieki w czasie dowożenia .

    5. Analiza planów finansowych i sprawozdawczości szkół oraz sporządzanie planów i sprawozdawczości zbiorczych .

    6. Sporządzanie okresowych informacji wraz z wnioskami w zakresie funkcjonowania placówek i realizacji ich planów finansowych.

    7. Nadzór nad prawidłowym prowadzeniem rachunkowości i gospodarki finansowej szkół.

§ 3

    1. Pracą Zespołu kieruje Dyrektor .

    2. Do zadań Dyrektora należy :

        a. kierowanie działalnością zespołu jako jednostki budżetowej zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz wytycznymi Rady , Zarządu i Wójta Gminy .

        b. nadzór nad prawidłowym i terminowym wykonywaniem zadań i załatwieniem spraw przez podległych pracowników .

        c. opiniowanie wniosków pod względem finansowym dotyczących arkuszy organizacyjnych.

        d. nadzorowanie opracowywanych zbiorczych projektów planów , analiz ekonomicznych , informacji i sprawozdań z zakresu działania zespołu .

        e. zapewnienie obsługi ekonomiczno- administracyjnej i finansowo-księgowej szkół publicznych z terenu Gminy Augustów.

        f. nadzorowanie i organizowanie dowozu dzieci do szkół .

    2. Czuwanie nad prawidłową realizacją budżetu i przestrzeganiem dyscypliny budżetowej .

    3. Dyrektor uprawniony jest do :

        - zatrudnianie pracowników w zespole w ramach ustalonego limitu ;

        - kontroli i nadzoru nad realizacją całokształtu zadań tego zespołu ;

        - przydziału czynności pracownikom zespołu .

        - wnioskowania w sprawie nagród i dodatków funkcyjnych i motywacyjnych dyrektorom szkół ;

        -wnioskowanie o przyznanie dodatkowych środków z budżetu gminy na tworzenie w szkołach korzystniejszych warunków organizacyjnych .

    4. Dyrektor zespołu odpowiada w szczególności za :

        - prawidłową gospodarkę majątkiem i gospodarkę finansową zespołu .

        -prawidłowe i terminowe wykonywanie zadań zespołu .

        - zgodne z ustawą o zamówieniach publicznych dokonywanie zakupów , dostaw i przeprowadzanie robót budowlanych .

§ 4

W zespole tworzy się następujące stanowiska pracy :

    1. głównego księgowego zespołu .

    2. d/s. ekonomicznych .

    3. d/s kadrowo-finansowych,

    4. d/s technicznych i bhp .

Ponadto w uzgodnieniu z Wójtem Gminy Augustów w Zespole mogą być tworzone okresowo inne stanowiska pracy do obsługi dodatkowych zadań wynikających z realizowanych w Gminie programów oświatowych.

§ 5

Do wspólnych zadań zespołu należy :

    1. Posiadanie i znajomość przepisów prawnych dotyczących oświaty i ich bieżąca aktualizacja

    2. Inicjowanie i podejmowanie przedsięwzięć organizacyjnych zapewniających właściwą i terminową realizację zadań .

    3. Współdziałanie z właściwymi organami administracji rządowej i samorządowej

    4.Usprawnianie organizacji , metod i form pracy komórek organizacyjnych .

    5. Organizowanie i podejmowanie niezbędnych przedsięwzięć w zakresie ochrony tajemnicy państwowej i służbowej .

    6. Współpraca z placówkami oświatowymi działającymi na terenie Gminy Augustów w realizacji zadań oświatowych .

    7. Przygotowywanie okresowych analiz i informacji i sprawozdań .

§ 6

Obowiązki głównego księgowego zespołu określa Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 02.05.1991 r. Dz. U. Nr 40 , poz. 174 . Z postanowień tego Rozporządzenia oraz ustaleń wewnętrznych wynika , że główny księgowy :

    1. Podlega służbowo Dyrektorowi zespołu :

    2 Prowadzi rachunkowość zespołu zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami .

        a/ zapewnia przede wszystkim prawidłowy obieg dokumentów oraz ich sporządzanie , przyjmowanie , archiwizowanie i kontrolę zabezpieczając :

            - właściwy przebieg operacji gospodarczych szkół ;

            - ochronę mienia będącego w zarządzie zespołu ;

            -sporządza kalkulację wynikowych kosztów wykonanych zadań oraz sprawozdawczość finansową.

        b/ zapewnia bieżące i prawidłowe prowadzenie księgowości oraz sporządzanie kalkulacji wynikowej kosztów zadań i sprawozdawczości w sposób umożliwiający :

            - terminowe przekazanie rzetelnych informacji ekonomicznych ;

            - ochronę mienia będącego w zarządzie jednostki oraz terminowe i prawidłowe rozliczanie osób majątkowo odpowiedzialnych za to mienie

            -prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych .

        c/ nadzoruje całokształt prac z zakresu rachunkowości , wykonywanych przez poszczególne komórki organizacyjne oraz jednostki nie bilansujące się samodzielnie .

    3. Prowadzi gospodarkę finansową jednostki zgodnie z obowiązującymi zasadami polegającymi na :

        a/ dysponowaniu środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami dotyczącymi zasad wykonywania budżetu , gospodarki środkami pozabudżetowymi i innymi będącymi w dyspozycji jednostki .

        b/ zapewnieniu pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez jednostkę .

        c/ przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych i ochrony wartości pieniężnych .

        d/ zapewnieniu terminowego ściągania należności i dochodzenie roszczeń spornych oraz spłaty zobowiązań .

    4. Analizowaniu wykorzystania przydzielonych środków z budżetu gminy lub środków pozabudżetowych i innych będących w dyspozycji jednostki .

    5. Dokonywanie w ramach kontroli wewnętrznej :

        a/ wstępnej , bieżącej i następnej kontroli funkcjonalnej w zakresie powierzonych obowiązków

        b/ wstępnej kontroli legalności dokumentów dotyczących wykonywania planów finansowych jednostek oraz ich zmian

        c/ następnej kontroli operacji gospodarczych jednostek stanowiących przedmiot księgowań

    6. Kieruje pracą podległych pracowników .

    7. Opracowuje projekty przepisów wewnętrznych wydawanych przez Dyrektora zespołu , dotyczące prowadzenia rachunkowości a w szczególności zakładowego planu kont , obiegu dokumentów , zasad         

        przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji .

    8. Opracowuje zbiorcze sprawozdania finansowe z wykonania budżetu i ich analiz

§ 7

Do zadań stanowiska d/s ekonomicznych należy :

    1. Sporządzanie na bieżąco list płac dla pracowników jednostek oświatowych wymienionych w statucie / listy płac , zasiłki rodzinne , macierzyńskie , opiekuńcze zgodnie z otrzymanymi angażami oraz dokumentami

       stwierdzającymi ich wypłatę .

    2. Dokonywanie wszelkich potrąceń z list płac zgodnie z obowiązującymi instrukcjami oraz za zgodą pracownika oraz bieżące prowadzenie kart wynagrodzeń .

    3. Kompletowanie dokumentacji zasiłków rodzinnych i ich bieżąca aktualizacja .

    4. Kompletowanie dokumentacji oraz rozliczanie zasiłków chorobowych , macierzyńskich , wychowawczych i innych oraz prowadzenie ewidencji i sprawozdawczości .

    5. Sporządzanie zbiorowych zestawień przygotowujących do wypłaty wg rozdziałów i przekazanie ich głównej księgowej .

    6. Prowadzenie analityki płac na poszczególne szkoły i kwartalne ich uzgadnianie z główną księgową i dyrektorami szkół .

    7. Uzgadnianie na bieżąco zaszeregowania nauczycieli w związku z ich przeszeregowaniem celem naniesienia na listy płac zmian .

    8. Wystawianie zaświadczeń na wniosek pracownika odnośnym władzom .

    9. Sporządzanie deklaracji podatkowych / PIT -4 / na koniec każdego miesiąca .

    10. Prowadzenie dokumentacji i rozliczanie pożyczek mieszkaniowych , z kasy i innych .

    11. Przygotowanie danych do sprawozdań GUS i ich sporządzanie .

    12. Współdziałanie z główną księgową w zakresie opracowywania analiz płac .

    13. Rozliczanie pracowników z podatku dochodowego na koniec roku kalendarzowego .

    14. Współdziałanie z główną księgową w zakresie sporządzania obowiązującej sprawozdawczości .

    15. Rozliczanie miesięczne składek ZUS , podatku od wynagrodzeń

§ 8

Do zadań stanowiska ds. kadrowo-finansowych należy :

    1. Prowadzenie spraw kadrowych i akt osobowych pracowników Zespołu

    2. Dokonywanie przelewów wszystkich należności wynikających z działalności jednostki .

    3. Prowadzenie ewidencji wszystkich druków ścisłego zarachowania zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz przyjmowanie i wydawanie tych druków / legitymacje , świadectwa szkolne itp. /

    4. Wykonywanie wewnętrznych czynności związanych z dokonywaniem obrotów pieniężnych jak:

        - podejmowanie pieniędzy na wydatki jednostki na podstawie sprawdzonych i podpisanych przez uprawnione osoby dokumentów;

        - przyjmowanie wypłat na rzecz jednostki budżetowej z wyjątkiem nadesłanych przekazami pocztowymi oraz odprowadzenie ich na właściwy rachunek w banku .

        - dokonywanie wszelkich wypłat wyłącznie na podstawie prawidłowo sporządzonych , sprawdzonych i zatwierdzonych przez kierownika jednostki i głównego księgowego dowodów takich jak faktury , rachunki , listy

          płatnicze oraz zarządzenia lub postanowienia w sprawie wypłat .

    5. Sporządzanie raportów kasowych .

    6. Przyjmowanie i zabezpieczanie gotówki i innych walorów stanowiących własność jednostki budżetowej .

    7. Maszynopisanie zlecone przez Dyrektora i Głównego Księgowego Zespołu .

    8. Przygotowywanie druków potrzebnych dla Zespołu .

    9. Prowadzenie spraw kancelaryjnych w tym : przyjmowanie i wysyłanie korespondencji .

§ 9

Do zadań stanowiska d/s technicznych i bhp należy :

    1. Prowadzenie spraw związanych z remontami placówek oświatowych .

        - sporządzanie planów remontów ;

        - opracowywanie dokumentacji technicznej i kosztorysów zgodnie z posiadanymi uprawnieniami .

        - nadzorowanie prac budowlanych i remontowych

        - przygotowywanie i przeprowadzanie przetargów zgodnie z obowiązującymi przepisami .

        - dokonywanie zakupów inwestycyjnych

        - odbiory robót remontowych i budowlanych

        - rozliczanie materiałów użytych w remontach ;

        -sporządzanie umów na wykonanie remontów .

    2. Prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy w szkołach i Zespole .

        - opracowywanie analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy

        - zapobieganie i likwidowanie zagrożeń bezpieczeństwa i higieny pracy

        - współdziałanie ze służbą zdrowia i stacją kwarantanny w zakresie profilaktyki zdrowotnej .

        - prowadzenie dokumentacji i rejestru wypadków przy pracy

        - powoływanie i udział w komisjach powypadkowych

        - dokonywanie przeglądów bhp i p.poż. oraz stanu technicznego szkół

        - zaopatrywanie pracowników w odzież ochronną i roboczą oraz sprzęt ochrony osobistej .

        - opracowywanie regulaminów i instrukcji związanych z bhp i p.poż .

        - organizowanie i prowadzenie szkoleń nauczycieli i pracowników administracyjnych i obsługi w szkołach w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy .

    3. Nadzór i rozliczanie przeprowadzonych inwentaryzacji w placówkach oświatowych

    4. Organizacyjne zapewnienie przekazania protokółem zdawczo-odbiorczym majątku w szkołach przy zmianie na stanowisku dyrektora .

    5. Nadzór nad zawieraniem umów najmu lokali mieszkalnych i użytkowych .

    6. Współdziałanie z dyrektorami szkół w zakresie zaopatrywania w pomoce naukowe , meble sprzęt , opał i druki .

    7. Współdziałanie ze stanowiskiem d/s ekonomicznych w zakresie rozliczania pracowników z podatku dochodowego .

    8. Prowadzenie ewidencji środków trwałych i materiałów dla szkół i Zespołu .

    9. Prowadzenie archiwum Zespołu .

    10. Dokonywanie zakupów materiałów i druków dla szkół i Zespołu w uzgodnieniu z Dyrektorem Zespołu .

§ 10

Zadania doraźnie tworzonych stanowisk pracy określa dyrektor Zespołu w formie aneksu do niniejszego regulaminu.

§ 11

W sprawach nieuregulowanych mają zastosowanie przepisy Kodeksu Pracy i innych przepisów szczególnych .

§ 12

Zmiany w regulaminie wprowadza Wójt Gminy na wniosek dyrektora Zespołu.

§ 13

Regulamin wchodzi w życie z dniem wydania zarządzenia w sprawie jego wprowadzenia.